Implementering

Modulet helt kort

I dette modul skal I have overblik over, hvad der skal til, for at I succesfuldt kan implementere og drive en ny service og forretningsmodel. Til dette skal I bruge værktøjet Forretningsplatform. Derefter skal I lave en Agil tavle til styring af selve implementeringsprocessen.

Implementeringsprocessen

Implementering er at tage noget i brug og få det til at fungere i virkeligheden. Værdien af nye services, processer og forretningsmodeller bliver først virkelig, når de er implementeret i både forretningen og organisationen. De skal med andre ord indarbejdes, før de for alvor giver værdi.

Flere slags implementering

Ofte er der også et teknisk element i implementering, hvor man skal have nye maskiner, ny IT eller anden ny teknologi til at fungere i praksis. Teknisk implementering er ikke nødvendigvis nemt og helt uden udfordringer, men tekniske problemer kan løses.
Derimod kan det være et alvorligt problem, at man kan komme til at overse behovet for forretningsmæssig og organisatorisk implementering. Mens teknisk implementering er temmelig konkret, kan det være sværere at gennemskue, hvad der skal til for at nye services, processer og forretningsmodeller i forretning og organisation. Derfor får mange virksomheder ikke taget hånd om den forretningsmæssige og organisatoriske implementering, og det betyder i sidste ende, at en ny service, proces eller forretningsmodel ikke rigtig bliver indarbejdet og derfor ikke kommer til at fungere godt i praksis.

 

Iterativ, agil implementering

Ligesom når man designer og udvikler services, processer og forretningsmodeller, er det en fordel at arbejde iterativt og agilt, når man skal implementere. Det vil sige at arbejde i små cyklusser, hvor man hele tiden færdiggør en opgave eller et sæt af opgaver, som i sig selv skaber værdi, og hvor man løbende fra cyklus til cyklus lærer af sine erfaringer og justerer derefter. Dette gør implementeringen mere overskuelig, fleksibel og resultatskabende.

I videoen herunder giver eksperterne gode råd til hvordan man arbejder agilt.

 

“At arbejde agilt” af Digitale Forretningsmodeller til Fremtiden ved Teknologisk Institut, Aarhus Universitet og Aarhus Maskinmesterskole under licensen CC BY-NC-ND 4.0

Implementering som proces

Når man skal implementere nye services, processer eller forretningsmodeller, vil der være en del ting i virksomheden som må forandres, for at de nye services, processer eller forretningsmodeller kan fungere bedst muligt i virksomheden.

I det følgende præsenteres modellen og værktøjet Forretningsplatform, som kan bruges til at skabe overblik over det samlede behov for implementering. Desuden præsenteres en model og et værktøj for Agil metode, som kan bruges til at styre selve implementeringsprocessen på en overskuelig måde.

Forretningsplatformen

Forretningsplatformen illustrerer 12 temaer, som er vigtige for, hvordan en virksomhed arbejder, og hvordan den kan gennemføre forandringer. Det særlige ved værktøjet er, at det giver et samlet billede og kan bruges til at skabe overblik og til at definere de nødvendige forandringsinitiativer i forbindelse med implementering.

“Forretningsplatformen” af © PROCE INSTITUTE (2020)

De 12 temaer i værktøjet er ikke afdelinger i virksomheden, stillingsbetegnelser eller ansvarsområder – de refererer med andre ord ikke til specifikke personer. Derimod er temaerne emner, som man skal forholde sig til, når man vil analysere og styrke sin forretning.

Forretningsplatformen er en del af en samlet rammemetode, som hedder 4Dimensions Transformation Framework, og som er udviklet af PROCE Institute. Man kan fint bruge Forretningsplatform-værktøjet alene uden at benytte den fulde rammemetode. Mere information om rammemetoden kan fås hos PROCE Institute.

I videoen herunder forklarer eksperterne hvordan værktøjet Forretningsplatform anvendes til at skabe forandringsinitiativer.

“Forretningsplatformen” af Digitale Forretningsmodeller til Fremtiden ved Teknologisk Institut, Aarhus Universitet og Aarhus Maskinmesterskole under licensen CC BY-NC-ND 4.0

Forandringsinitiativer

I en gennemgang af Forretningsplatform-værktøjets 12 temaer skabes først overblik over det ønskede fremtidsscenarie. Det vil sige en beskrivelse i stikord af, hvordan virksomheden vil arbejde, når den nye service, proces eller forretningsmodel er fuldt implementeret. Derefter skabes overblik over, hvordan virksomheden arbejder på nuværende tidspunkt – altså inden forandringer sættes i gang. Til sidst sammenlignes fremtidsscenariet med nutidsbilledet, så der skabes overblik over de forandringsinitiativer, som vil være nødvendige for at flytte virksomheden fra nutid til fremtid.

Praktisk information

Afsæt 3-4 timer til analyse og definering af forandringsinitiativer.

Det vil være en stor fordel at lade forskellige nøglemedarbejdere deltage i denne analyse. For det første fordi forskellige mennesker bringer forskellige idéer og pointer i spil, desuden fordi medarbejdere i forskellige jobfunktioner tilsammen vil skabe et mere detaljeret og fuldstændigt analysebillede, og sidst – men ikke mindst – fordi selve analyseprocessen er en glimrende måde til at skabe en fælles forståelse af, hvilke forandringer virksomheden skal igennem samt hvorfor og hvordan.

Der skal bruges et print af værktøjet Forretningsplatformen, en stak almindeligt hvidt papir, en rulle tape eller noget klæbemasse og en eller flere penne (en til hver deltager). I princippet kan analysens resultater godt skrives direkte ind i et tomt dokument på computer, men det anbefales stærkt at gennemføre analysen på papir, da det er langt mere fleksibelt og gør det nemmere at holde fokus.

I videoen herunder giver eksperterne gode råd til at gennemføre workshoppen.

“Workshops” af Digitale Forretningsmodeller til Fremtiden ved Teknologisk Institut, Aarhus Universitet og Aarhus Maskinmesterskole under licensen CC BY-NC-ND 4.0

Trin-for-trin guiden kan læses nedenfor eller hentes i printvenlig version via PDF linket.

Vejledning trin-for-trin

1. 1. Print værktøjet Forretningsplatformen.
   2. Tag et stykke blank papir for hver af de 12 temaer og skriv temaets navn og ordet ”fremtidsscenarie” som overskrift på hvert papir.
   3. Start med et tema, som har dannet udgangspunkt for, at der skal implementeres en ny service, proces eller forretningsmodel. Det kunne fx være temaet ”Værdi”, som refererer til den værdi, der leveres til kunden. Skriv på papiret med overskriften ”Værdi” alle de ting, som indgår i den værdi, I i fremtiden vil levere til kunden. Hæng papiret op på væggen.
   4. Gå videre med det næste tema, som kan følge logisk efter ”Værdi”. Det kunne fx være temaet ”Kunderejse”, som referer til, hvilke trin kunden skal igennem for at få værdien leveret. Herefter kunne det næste tema fx. være ”Services”, som refererer til de enkelte underliggende services og processer, som I internt i virksomheden skal gennemføre for at understøtte kunderejsen og levere værdi til kunden.
   5. Fortsæt alle temaerne igennem og hæng papirerne op på væggen, efterhånden som de bliver udfyldt. Det kan være, at I undervejs bliver nødt til at vende tilbage til temaer, som allerede er blevet analyseret, for at tilføje eller justere noget. Det kan også være, at der er enkelte temaer, som ikke virker særlig relevante, men prøv alligevel at overveje, om de ikke kunne have noget at bidrage med.
   6. Når I har gennemgået alle temaerne, skal I læse alle temapapirerne igennem for at sikre, at alle sammenhænge og afhængigheder mellem de forskellige temaer er blevet beskrevet. Derefter gentager I analysen af de 12 temaer, men hvor den første analyse fokuserede på fremtidsscenariet, skal I nu fokusere på, hvordan I som virksomhed arbejder på nuværende tidspunkt – altså inden forandringer sættes i gang. Formålet er at få et fremtidsscenarie og et nutidsbillede, som efterfølgende kan sammenlignes.
   7. Tag endnu engang et stykke blank papir for hver af de 12 temaer og skriv temaets navn og ordet ”nutidsscenarie” som overskrift på hvert papir.
   8. Arbejd alle 12 temaer igennem på samme måde som før, men denne gang med fokus på nutiden. Resultatet bliver, at I har et fremtidsscenarie, som er beskrevet inden for 12 temaer, og et nutidsbillede, som er beskrevet inden for de samme 12 temaer.
   9. Tag en tredje gang et stykke blank papir for hver af de 12 temaer og skriv temaets navn or ordet ”forandringsinitiativer” som overskrift på hvert papir.
   10. Inden for hvert tema sammenlignes nu fremtid og nutid, og på papiret ”forandringsinitiativer” beskrives for hvert enkelt tema, hvilke forandringsinitiativer der vil være nødvendige for at kunne flytte virksomheden fra nutidsbilledet til fremtidsscenariet.

“Forandringsinitiativer” baseret på “Forretningsplatformen” af © PROCE Institute (2020)

Refleksionsspørgsmål

• Hvilke dele af jeres fremtidsscenarie er de vigtigste at realisere først?
• Hvilke forandringsinitiativer skal I begynde med for hurtigt at få skabt noget værdi?

Ønsker I yderligere indsigt i hvordan værktøjet anvendes, kan I lade jer inspirere af et eksempel udfyldt af den fiktive virksomhed Dimseriet. Eksemplet kan findes i modulet Intern validering og test.

Output

Resultatet af analysen med Forretningsplatformen bliver, at I for hvert tema nu har:

• en beskrivelse af, hvordan virksomheden skal arbejde, når den nye service, proces eller forretningsmodel er implementeret (fremtidsscenariet)
• en beskrivelse af, hvordan virksomheden arbejde i dag, før den nye service, proces eller forretningsmodel er implementeret (nutidsbilledet)
• og en liste med nødvendige forandringsinitiativer, som må gennemføres for rent faktisk at kunne implementere den nye service, proces eller forretningsmodel (nødvendige forandringsinitiativer).

Disse beskrivelser giver jer en fælles forståelse af, hvad I sigter efter (fremtid), hvad udgangspunktet er (nutid), og hvad der skal gøres for at komme fra nutid til fremtid (forandringsinitiativer). På dén baggrund kan I prioritere forandringsinitiativer og planlægge jeres implementering.

Agil metode værktøj

Der findes flere varianter af agil metode til implementering. Her præsenteres et letvægtsværktøj, som er enkel at benytte. Ligesom andre agile metoder gør en Agil tavle det nemmere og hurtigere at skabe reel værdi. I stedet for at satse på en langvarig og kompliceret implementeringsproces, hvor værdien først kan høstes til allersidst, hjælper den Agile tavle med bryde arbejdet ned i små, håndtérbare opgaver, som hver især skaber konkret værdi. Dette værktøj for agil implementering ligner andre iterative metoder, som arbejder med korte cyklusser.

Som værktøj arbejdes med en Agil tavle, hvor hver enkelt opgave beskrives på et lille kort, som flyttes fra venstre mod højre igennem forskellige kolonner for at illustrere opgavens vej fra ”Skal udføres” over ”Udføres” og ”Testes” til ”Færdig!”.

“Agil Tavle” af Digitale Forretningsmodeller til Fremtiden ved Teknologisk Institut, Aarhus Universitet og Aarhus Maskinmesterskole under licensen CC BY-SA 4.0

De enkelte opgaver, som skrives på kortene og udføres, skal være så små og afgrænsede som muligt, så større og mere komplekse opgaver må brydes ned i mindre. Det gør det nemmere og mere overskueligt at prioritere opgaver, at holdes styr på status for de enkelte opgaver og at få gjort opgaverne færdige.

Ønsker du at lære mere om hvordan man kan anvende den Agile tavle, kan du finde yderligere inspiration til brug af værktøjet i modulet Udviklingsprocessen.

Agil planlægning og styring af forandringsinitiativer

Alle overordnede forandringsinitiativer, som er nødvendige for at kunne implementere den nye service, proces eller forretningsmodel, brydes ned i enkeltopgaver. På den måde kan man dels bedre vurdere, hvad det i praksis vil kræve at gennemføre en given forandring, og dels bedre styre selv gennemførslen. Hver enkeltopgave skrives på et lille kort, som sættes på den Agile tavle og flyttes fra venstre mod højre igennem forskellige kolonner for at illustrere opgavens vej fra ”Skal udføres” over ”Udføres” og ”Testes” til ”Færdig!”

Alle medarbejdere, som udfører en opgave, er ansvarlige for at flytte den på tavlen, når dens status ændrer sig. Med faste intervaller holdes et kort møde ved tavlen for alle, som arbejder på opgaver, hvor status for igangværende opgaver og planlægning af kommende opgaver diskuteres. Desuden bør alle medarbejdere, som på den ene eller anden måde er berørt af forandringerne, have adgang til at følge med på tavlen. På den måde bliver tavlen et fælles billede af, hvordan implementeringen skrider frem.

Praktisk information

Print den Agile tavle ud i kæmpeformat og hæng den på en væg eller tegn en tavle op på et whiteboard eller lignende. Man kan også købe færdige tavlesæt, men det er ikke nødvendigt.

Brug selvklæbende papirlapper eller lignende som opgavekort.

Den agile tavle skal i hele implementeringsperioden hænge synligt og lettilgængeligt med plads til, at man kan samles om den til korte ”tavlemøder”.

Alle medarbejdere, som deltager i at udføre en opgave, skal deltage i tavlemøder og er ansvarlige for løbende at flytte opgavens kort på tavlen, når dens status ændrer sig. Alt efter implementeringsarbejdets intensitet kan man holde tavlemøde hver dag, hver anden dag eller en gang om ugen – men ikke sjældnere end en gang om ugen.

Alle andre medarbejdere, som på den ene eller anden måde er berørt af forandringerne, bør desuden have adgang til at kigge forbi tavlen, så de kan følge med i arbejdet.

I videoen herunder giver eksperterne gode råd til at gennemføre tavlemøderne som små workshops.

“Workshops” af Digitale Forretningsmodeller til Fremtiden ved Teknologisk Institut, Aarhus Universitet og Aarhus Maskinmesterskole under licensen CC BY-NC-ND 4.0

Trin-for-trin guiden kan læses nedenfor eller hentes i printvenlig version via PDF linket.

Vejledning trin-for-trin

1. 1. Skab en Agil tavle.
   2. Saml beskrivelser af alle de forandringsinitiativer, som skal gennemføres, for fuldt ud at have implementeret den nye service, proces eller forretningsmodel.
   3. Bryd alle forandringsinitiativerne ned i afgrænsede delopgaver, som er så små som muligt. Det er vigtigt, at opgaverne er defineret så præcist, at I entydigt kan afgøre deres status: Enten er en opgave ved at blive udført, eller også er den ikke. Enten er den færdig, eller også er den ikke. Det er også en god tommelfingerregel, at hver opgave skal være så tilpas begrænset i omfang, at den kan udføres inden for højest én uge. Med lidt øvelse lærer man hurtigt, hvordan man definerer små, afgrænsede opgaver, og man oplever også hurtigt værdien af at arbejde på dén måde.
   4. Beslut, hvor ofte der skal holdes tavlemøde. Alt efter implementeringsarbejdets intensitet kan man holde tavlemøde hver dag, hver anden dag eller en gang om ugen – men ikke sjældnere end en gang om ugen. Beslut et fast tidspunkt for tavlemødet og lad det ikke vare mere end højest en halv time. Sørg for, at alle står op ved tavlen under mødet. Tavlemøder mister fremdrift og gejst, hvis man sidder ned.
   5. Hold det første tavlemøde, hvor der vælges opgaver til tavlens ”Skal udføres”-kolonne. Husk at hver opgave skal være så afgrænset og veldefineret, at man entydigt kan afgøre dens status, og at hver opgave skal kunne udføres inden for højest én uge. Skriv på hvert opgavekort, hvem som er ansvarlige for at udføre opgaven.
   6. De resterende opgaver, som ikke kom på tavlen ved det første tavlemøde, kan hænges på væggen til venstre for tavlen. Dette er den samlede ”opgavepulje”.
   7. Inden det næste tavlemøde har alle, som arbejder på en eller flere opgaver, ansvar for at opdatere status for opgaven. Det betyder, at man skal flytte opgavens kort til kolonnen ”Udføres”, når man begynder at arbejde på den, og videre til kolonnen ”Testes” og ”Færdig”, efterhånden som arbejdet skrider frem. Et opgavekort må ikke flyttes, før opgaven helt entydigt skifter status – fx er en opgave først ”Færdig”, når den er helt færdig.
   8. Ved næste tavlemøde diskuteres status for opgaver på tavlen, og hvis der er arbejdskapacitet til det – fx fordi nogle opgaver er færdige – udvælges der nogle flere opgaver fra ”opgavepuljen”, som sættes på tavlen under ”Skal udføres”. Det er vigtigt, at der ikke sættes flere opgaver på tavlen, end medarbejderne rent faktisk kan nå at udføre. Det er nemlig meningen, at opgaver altid skal bevæge sig i et flow hen over tavlen fra ”Skal udføres” til ”Færdig!”. Hvis opgaver bare hænger og venter, må de tages af tavlen – måske skal de også brydes yderligere ned i mindre delopgaver, før de kommer på tavlen igen.
   9. Gennem hele implementeringsprocessen arbejdes på denne måde med opgaver, der sættes på tavlen og udføres. Diskussioner ved tavlemøder om status for opgaver, og om hvilke nye opgaver der skal på tavlen, skaber et fælles ejerskab og overblik. Kravet om, at alle opgaver skal være klart afgrænsede og skal kunne udføres på højest én uge, medvirker også til, at der hele tiden fremdrift og resultater, samtidig med at man undervejs har fleksibilitet til at justere kursen og det, der prioriteres.

Output

Den Agile tavle bruges igennem hele implementeringsprocessen og skaber overblik og mulighed for at prioritere opgaver undervejs.

Ønsker I yderligere indsigt i hvordan værktøjet anvendes, kan I lade jer inspirere af et nummereret eksempel, der findes via PDF linket nedenfor, hvor det også kan hentes i printvenlig version.

Næste Skridt

Gennem modulet om Implementering er der nu skabt overblik over, hvad der skal til, for at I succesfuldt kan realisere og drive en ny service og forretningsmodel. Forudsætning for at kunne gennemføre implementeringsprocessen er at hele den komplette forretningsmodel er testet til modenhed, hvilket skete gennem modulerne Tidlig brugertest og pretotyping og Intern validering og test. For løbende at følge med i virksomhedens digitale udvikling, anbefales det jævnligt at anvende værktøjet DMAT, som blev præsenteret i modulet Virksomhedens situation.

Efter gennemført implementering får mange virksomheder øjnene op for de muligheder som digitalisering skaber. Hvis du er interesseret i at udnytte endnu flere af de muligheder, kan du her på sitet blive præsenteret for et udpluk af de Teknologier der anvendes i produktionsmiljøer. Ligeledes kan I vælge at kombinere viden her på sitet med andre ressourcer såsom eksterne domæneeksperter, som kan hjælpe jer endnu længere i den digitale transformationsproces.